考勤表或工資條一定要員工簽名嗎
經常發現HR們因為疏忽或為了節省工作步驟，不要求員工在每月的考勤表和工資單上簽字確認，豈不知忽略了這點小細節卻容易出現大問題，一旦與勞動者發生了與之相關的勞動爭議，雙方就會各執一詞，而裁判者通常會要求用人單位就相關事實承擔舉證責任的。

最常見的爭議類型就是關于加班費。當勞動者主張加班費時，通常會詳細陳述加班的總時長、加班的形式、公休節假日加班還是工作日延時加班等等，有的勞動者還會自行制作明細表格來佐證其訴訟請求。

這時，裁判者一般會要求用人單位出示考勤表和工資單，來核實勞動者是否存在加班情形以及用人單位是否足額發放加班費。如果用人單位提交的是沒有經過員工確認的考勤表和工資單，勞動者對這樣的證據又不認可時，裁判者很可能判定支持勞動者的請求。

另一類常見的爭議是關于年假工資。尤其是在用人單位統籌安排年休假的情況下，考勤記錄是證明勞動者已休年假的最直接證明，如果考勤表缺少員工的確認，勞動者又否認休假情況時，用人單位很難提交其他證據證明勞動者已休完年假的事實，那用人單位很可能被判另行支付未休年假工資。
因用人單位所出示的勞動者考勤表、工資單上無勞動者簽字，勞動者不予認可，法院遂判決用人單位敗訴的情況時有發生。

為此用人單位普遍覺得冤枉，為什么單位說的都是事實，怎么還輸了呢？而員工開庭時甚至一份證據都不交，最終還勝訴了呢？

道理是這樣的，在一般民事案件中，依據“誰主張，誰舉證”的證據規則，原告對自己提出的請求和事實，應當提供相應證據予以證明。然而考慮到在勞動者與用人單位發生的勞動爭議中，往往勞動者在證據取得方面處于劣勢，所以在勞動爭議案件由用人單位負舉證責任。同時明確規定，只要員工能證明用人單位實施了考勤制度的，勞動者的考勤記錄、工資單都由用人單位負責提供。而就工資表與考勤記錄而言，一般是由用人單位單方記錄或掌握，存在偽造或篡改的可能性，故原則上應由勞動者簽字確認，方有利于勞動者一方權益的維護。

當用人單位為抗辯勞動者的支付工資（加班工資、未休年假工資等）請求，僅能提供未經勞動者簽字的工資表和考勤表等單一證據的，如勞動者一方否認，無法被裁判者直接采信，是無法有效抗辯勞動者請求的。
例如，在上述馮某的案例中，馮某稱自己未休4天年假，勞動服務公司稱馮某已休，雙方各執一詞。這時，法庭不需要馮某舉證證明自己未休年假，而要求公司出示馮某已經休完年假的證據，否則將承擔不利后果。對此公司提交了馮某的考勤表予以證明，然而由于該考勤表為公司自行制作，上面既無馮某簽字，又不被馮某認可，法院依照證據規則認定其為無效證據，據此采信了馮某未休年假的主張。
綜合上面的分析，筆者對各企事業用人單位提出建議，一要嚴格遵守相關法律法規的規定，二要建立健全關于考勤管理和工資支付的各項規章制度，包括勞動者定期對工資單、考勤表的簽字確認制度，明確加班審批制度和流程等等。

規章制度完備后，用人單位還需要注意進行相關文件、表單的收集和歸檔，采用OA管理系統和采用電子打卡考勤的用人單位要注意留存相應的紙質的書面資料，以及要求勞動者本人簽名確認，以免在可能發生的勞動糾紛中承擔舉證不能的不利后果。HR們也千萬不要圖省事，免得小疏漏引發大麻煩哈。